Jos seuran puheenjohtaja on estynyt osallistumaan kokoukseen, hän voi valtuuttaa edustajan täyttämällä valtuutuksen  klikkaamalla tästä valtuutuksen Valtuutuksen vastaanottaja on FFAA:n puheenjohtaja Olli Riuttamäki. Hän kutsuu valtuutetun tietojen perusteella seuran edustajana vuosikokoukseen. Valtuutus on jäsenseurojen puheenjohtajille rajoitetulla sivustolle, jonne pääsee puheenjohtajan sähköpostiosoitteella ja vahvistamalla salasanalla.